GDPR: vaccinazione anti Covid-19 nei luoghi di lavoro

Il Garante della Privacy ha emanato un documento con le indicazioni da seguire da parte dei datori di lavoro, pubblici o privati, che vogliano vaccinare contro il Covid-19 i propri dipendenti sul luogo di lavoro.

Un documento di indirizzo rivolto ai datori di lavoro, siano essi pubblici o privati, che intendano procedere alla somministrazione dei vaccini ai propri dipendenti presso le sedi delle rispettive aziende, è stato adottato dall’Autorità Garante per la tutela dei dati personali al fine di dare una corretta attuazione a quanto previsto nel piano vaccinale relativamente all’attivazione di punti straordinari di vaccinazione anti Covid-19 nei luoghi di lavoro. Ciò costituisce una “iniziativa di sanità pubblica” è come tale deve essere considerata inclusa la supervisione dell’intero processo da parte del Sistema Sanitario Nazionale.

Nello scorso mese di maggio il Garante, con un provvedimento del 13 maggio, ha adottato un documento di indirizzo (n. 9585300) avente a oggetto la “Vaccinazione nei luoghi di lavoro: indicazioni generali per il trattamento dei dati personali”.

L’attività in oggetto è pienamente inserita nel quadro della campagna vaccinale nazionale la quale prevede – nel “Piano strategico nazionale dei vaccini per la prevenzione delle infezioni da Sars/cov-2” e documenti allegati – checon l’aumentare della disponibilità dei vaccini[…] il modello organizzativo vedrà via via un maggiore articolazione sul territorio […] incluso il coinvolgimento […] dei medici competenti delle aziende”.

Simile attività risponde a un duplice scopo: velocizzare l’attuazione del piano vaccinale e aumentare la sicurezza sui luoghi di lavoro, siano essi pubblici o privati.

Elemento imprescindibile, sottolineato dall’Autorità, è il ruolo centrale che riveste, anche in questa particolare fattispecie, il medico competente.

Nel vigente riparto delle competenze tra questo e il datore di lavoro, sia esso pubblico o privato, dovrà essere lui a svolgere le attività di trattamento dei dati personali imprescindibili e funzionali al compimento delle attività necessarie per la somministrazione del vaccino al dipendente.

Sarà a suo carico, o di personale sanitario specificatamente individuato:

  • la raccolta delle adesioni,
  • la somministrazione delle dosi di vaccino,
  • la registrazione nei sistemi regionali dell’avvenuta vaccinazione.

Ciò poiché, “nel quadro delle norme a tutela della dignità e della libertà degli interessati sui luoghi di lavoro, non è consentito al datore di lavoro raccogliere direttamente dai dipendenti, dal medico compente, o da altri professionisti sanitari o strutture sanitarie, informazioni relative all’intenzione del lavoratore di aderire alla campagna o alla avvenuta somministrazione (o meno) del vaccino e ad altri dati relativi alle sue condizioni di salute”.

Particolare attenzione è posta, da parte dell’Autorità Garante, nel chiarire che il consenso specifico prestato dal lavoratore per l’adesione alla vaccinazione non implica il concretizzarsi di un presupposto valido e lecito perché il datore di lavoro possa trattare direttamente i dati personali particolari o comuni necessari all’espletamento delle finalità specifiche. Anzi, l’eventuale diniego del lavoratore di sottoporsi a vaccinazione non può e non deve costituire motivo per il verificarsi di conseguenze negative per lo stesso. Così come, la scelta di accettare la somministrazione non deve essere causa di conseguenze positive.

Il Garante privacy, infatti, ritiene requisiti “imprescindibili” l’esistenza delle seguenti condizioni:

  • la natura volontaria dell’adesione del dipendente alla proposta del datore di lavoro;
  • che tale adesione sia consapevole e informata;
  • la disponibilità del medico competente o di altro personale sanitario specificatamente individuato (“anche privato e, in taluni casi, il possibile ricorso ai medici operanti presso i servizi territoriali di Inail”);
  • il rispetto di quanto previsto dalla vigente normativa relativa alla tutela dei dati personali;
  • la prevenzione di ogni forma di discriminazione delle lavoratrici e dei lavoratori;
  • la disponibilità dei vaccini.

La base giuridica del trattamento, nelle more che le indicazioni fornite nel piano vaccinale nazionale e nelle ordinanze del commissario straordinario, siano recepite in specifici atti regolatori, deriva dalle finalità di medicina preventiva e di medicina del lavoro previste nell’articolo 9, paragrafi 2, lettera h e 3 del G.D.P.R.

Il datore di lavoro ha l’onere di offrire il “supporto strumentale ed economico” per il corretto e regolare svolgimento dell’iniziativa e il compito di fornire ai dipendenti un’adeguata informazione circa le modalità operative per poter aderire alla campagna vaccinale, che dovrà comunque svolgersi sotto la supervisione dell’Azienda Sanitaria competente per territorio,

Il Garante fornisce delle specifiche indicazioni in merito a:

  1. Raccolta delle adesioni e prenotazione delle dosi
  2. Pianificazione delle vaccinazioni
  3. Somministrazione e registrazione del vaccino
  4. Giustificazione delle assenze

Raccolta delle adesioni e prenotazioni delle dosi

Il datore di lavoro dovrà presentare all’Azienda Sanitaria competente il piano vaccinale aziendale, redatto con il supporto del medico competente, ponendo particolare attenzione al fatto che in questo non siano presenti elementi che consentano l’identificazione dei dipendenti che hanno aderito all’iniziativa. All’interno del piano dovrà essere specificato il numero delle dosi richieste sulla base delle indicazioni fornite dal medico competente, unico soggetto autorizzato a raccogliere le adesioni dei dipendenti.

Lo stesso provvederà, sulla base delle adesioni raccolte, a organizzare le sessioni di vaccinazione, adottando, nel trattamento dei dati personali necessari, idonee misure tecniche e organizzative che garantiscano uno standard di sicurezza adeguato al rischio così come richiesto dall’articolo 32 del Regolamento UE.

Qualora nel corso della campagna vaccinale siano utilizzati strumenti informatici del datore di lavoro, è necessario che siano adottate adeguate misure organizzative e tecniche tali da garantire il rispetto di quanto previsto in tema di responsabilizzazione del Titolare del trattamento e dei principi di privacy by default e by design. Ciò al fine di evitare, a esempio: “che i dati personali relativi alle adesioni e all’anamnesi dei dipendenti non entrino, neanche accidentalmente, nella disponibilità del personale preposto agli uffici, o analoghe funzioni aziendali, che svolgono compiti datoriali (es. risorse umane, uffici disciplinari) e in generale a uffici o altro personale che trattano i dati dei dipendenti per finalità di gestione del rapporto di lavoro”.

Il datore di lavoro potrà anche avvalersi di strutture sanitarie private, o, in assenza del medico competente, dei medici dell’Inail.

Pianificazione delle vaccinazioni

Il medico competente redigerà il calendario delle sedute vaccinali in funzioni del numero e della tipologia dei vaccini resi disponibili dall’Azienda Sanitaria di competenza, nel rispetto delle indicazioni tecniche e delle buone pratiche relative a conservazione, preparazione e somministrazione dei vaccini e tenuto conto delle indicazioni fornite dal datore di lavoro finalizzate alla necessità di assicurare il “regolare ed efficiente svolgimento dell’attività lavorativa alla luce delle concrete caratteristiche – dimensionali e organizzative –“ dell’azienda.

Somministrazione e registrazione del vaccino

I locali individuati dal datore di lavoro, con la supervisione dell’ASL competente, per la somministrazione dei vaccini, per essere idonei dovranno avere caratteristiche tali da impedire, per quanto possibile, di conoscere l’identità dei dipendenti da parte di colleghi o terzi.

Negli stessi luoghi sarà necessario adottare misure tese a garantire “la riservatezza e la dignità del lavoratore anche nella fase immediatamente successiva alla vaccinazione, prevenendo l’ingiustificata circolazione di informazioni nel contesto lavorativo o comportamenti ispirati a mera curiosità”.

Il titolare, inoltre, dovrà fornire al medico competente e al personale sanitario coinvolto, gli strumenti informatici necessari per il collegamento, da effettuare con credenziali personali, con i sistemi informativi predisposti per la registrazione delle avvenute vaccinazioni ai sensi di quanto previsto dal piano nazionale vaccini.

Giustificazione delle assenze

Il tempo necessario per le operazioni di vaccinazione, se eseguite durante il servizio, è da considerarsi a tutti gli effetti orario di lavoro. In ragione di ciò, se richiesto, l’assenza del lavoratore può essere giustificata attraverso le modalità ordinarie previste nei diversi contratti collettivi, ovvero tramite un’attestazione di avvenuta prestazione sanitaria, rilasciata al lavoratore dall’operatore che ha somministrato il vaccino. L’indicazione della prestazione dovrà essere generica, in modo da non rendere possibile risalire alla tipologia di prestazione sanitaria effettuata.

Qualora dall’attestazione fosse, comunque, possibile risalire alla prestazione sanitaria ricevuta, è fatto divieto al datore di lavoro di utilizzare questa informazione per scopi diversi da quello di conservazione del documento dovuta ai sensi delle vigenti normative. Lo stesso, non potrà chiedere al dipendente la conferma dell’avvenuta vaccinazione o l’esibizione del certificato vaccinale (come già chiarito dal Garante nelle FAQ n. 1 sezione “Trattamento di dati relativi alla vaccinazione anti Covid-19 nel contesto lavorativo”).

Renato Carafa

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